Wie systemische Fragetechniken Projekte von Anfang an stabilisieren

Kennen Sie das? Ein Projekt startet mit besten Absichten – klaren Zielen, motivierten Menschen, guten Methoden. Und trotzdem hakt es. Die Energie verpufft, Prioritäten verschieben sich, Erwartungen bleiben unausgesprochen.

Oft liegt die Ursache nicht im Tun, sondern im Verstehen. Der eigentliche Auftrag – das, was wirklich gemeint, gewünscht oder gebraucht wird – kommt gar nicht richtig ans Licht.

Was als Zielsetzung des Projektes auf den ersten Blick eindeutig scheint: „Wir brauchen ein neues Tool“, „Der Prozess soll effizienter werden“, „Die Abteilung muss sich neu aufstellen“, entpuppt sich im Projektverlauf häufig sehr schnell als vielschichtiges Geflecht aus Erwartungen, Interessen, unausgesprochenen Annahmen und organisationalen Dynamiken.

Genau hier setzt systemisches Projektmanagement an. Ein zentraler Hebel ist hierbei die systemische Auftragsklärung. Und zwar nicht als formale Aktivität zum Projektstart, sondern als laufender dialogischer Prozess mit den Projektbeteiligten.

Auftragsklärung ist mehr als Zieldefinition

Klassisches Projektmanagement fragt zu Beginn nach Zielen, Meilensteinen, Ressourcen und Risiken. Systemisches Projektmanagement ergänzt diese Perspektive um eine entscheidende Frage:

In welchem System bewegt sich dieses Projekt – und was wirkt darin sichtbar und unsichtbar?

Denn Projekte sind keine isolierten Vorhaben. Sie sind eingebettet in Organisationen, Kulturen, Machtstrukturen und individuelle Rollenverständnissen. Eine systemische Auftragsklärung betrachtet daher nicht nur das „Was“, sondern auch das „Warum, Wofür, Für wen“ und „Zu wessen Lasten“.

Typische systemische Leitfragen in der Auftragsklärung sind zum Beispiel:

• Wer hat ein Interesse daran, dass dieses Projekt gelingt – und wer vielleicht auch nicht?
• Woran würden unterschiedliche Stakeholder merken, dass das Projekt erfolgreich ist?
• Was würde sich im System verändern, wenn das Projekt nicht stattfindet?

Solche Fragen öffnen den Blick für Zusammenhänge, die in klassischen Briefings oft übersehen werden – und genau darin liegt ihre Stärke.

Systemische Fragetechniken als Führungsinstrument

Systemische Fragetechniken sind kein „Soft Skill“, sondern ein hochwirksames Führungs- und Steuerungsinstrument. Sie helfen Projektleiter:innen, Coaches und Führungskräften dabei,

• implizite Erwartungen explizit zu machen,
• unterschiedliche Wirklichkeitskonstruktionen sichtbar werden zu lassen,
• und frühzeitig Spannungsfelder zu erkennen, bevor sie zu Konflikten werden oder gar eskalieren.

Besonders wirkungsvoll sind dabei systemische Fragen, die Denk- und Handlungsspielräume erweitern, ohne vorschnell Lösungen vorzugeben. Projektverantwortliche gestalten hiermit den Rahmen für tragfähige Entscheidungen.

Von der Klarheit im Auftrag zur Stabilität im Projekt

Eine systemische Auftragsklärung schafft Orientierung – nicht nur für den Projektstart, sondern für den gesamten Verlauf. Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte auch dann handlungsfähig bleiben, wenn sich Rahmenbedingungen ändern, Konflikte auftauchen oder Zielbilder neu verhandelt werden müssen.

Kurz gesagt: Je klarer der Auftrag im System verankert ist, desto resilienter wird das Projekt.

Neugierig geworden?

Im Seminar „Systemisches Projektmanagement“ vertiefen wir diese und weitere Themen praxisnah und anwendungsorientiert. Sie lernen beispielsweise, wie Sie systemische Fragetechniken gezielt in der Auftragsklärung einsetzen, komplexe Projektsituationen besser verstehen und Projekte wirksam steuern.

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